Metodología Native®.

El concepto de NATIVe ®, se basa en la optimización del tiempo, recursos técnicos y aprendizaje acelerado por procesos; definiendo un proceso de ejecución de proyectos por fases; que se convierten en una carta de navegación entre los equipos de trabajo de Educfy y sus clientes; estandarizando las actividades y garantizando que se realicen con el menor riesgo, con el menor tiempo, con la mayor calidad y con la mayor acumulación de conocimientos posible.

La metodología NATIVe ®, está compuesta por cinco fases:

La hoja de ruta (roadmap) de NATIVe ® se despliega en cuatro fases consecutivas; comenzando con la preparación inicial a la puesta en marcha del proyecto, y una fase transversal, que es el aprendizaje acelerado por procesos.

Al término de cada fase, se aplica un instrumento de recolección de información entre los directores gerentes responsables del proyecto (tanto de la firma Educfy como del cliente), con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos y metas de la fase abordada; como la definición de los objetivos y metas de la siguiente fase a implementar.

• FASE 1: PREPARACIÓN INICIAL (INITIAL PREPARATION).

En esta fase inicial, los directores gerentes del proyecto (responsable por la firma Educfy y responsable del cliente) establecen de manera conjunta los objetivos y el alcance, basado en una matriz de análisis estratégico y plasmado en una herramienta de seguimiento y control. La estrategia de implementación se define y aprueba; dejando constancia por escrito (minuta) de los acuerdos logrados. Esta minuta debe llevar la firma y sello de ambas organizaciones. Debe imprimirse en original por duplicado para el archivo correspondiente.

El Diagnóstico Estratégico

Conocer las fuerzas y debilidades de los cinco recursos fundamentales de una organización formalmente estructurada (humanos, financieros, técnicos, productivos y comerciales) es tan importante como las amenazas y oportunidades que provienen del entorno estratégico externo.

El enfoque metodológico de NATIVe ®, hace hincapié primeramente en el diagnóstico interno de la organización por encima del diagnóstico externo, ya que para preguntarse inteligentemente sobre los cambios del entorno estratégico, es necesario indudablemente conocer bien sus productos, sus mercados, sus técnicas, su recurso humano y su filosofía de gestión. El diagnóstico interno incluye los aspectos financiero, operativo, funcional, tecnológico y calidad.

El diagnóstico financiero, conduce generalmente al empleo de indicadores que permiten apreciar la evolución de la organización respecto a sí misma y respecto a sus principales competidores.

El diagnóstico operativo y funcional analiza los recursos, los productos, los mercados, y la función de producción. Es importante conocer a profundidad el comportamiento de sus productos frente a la competencia, costos y márgenes por cada producto – mercado y, finalmente, de las perspectivas de su desarrollo.

El diagnóstico de calidad concierne a la conformidad de un producto o de un servicio con las necesidades del cliente y al precio más justo. No se trata de la búsqueda de la perfección, que, a fin de cuentas, sería tan inútil como costosa, sino de conseguir una calidad global, instrumento de movilización en torno a objetivos precisos destinados a mejorar los rendimientos, minimizar los desperdicios y garantizar de manera oportuna los procesos y los productos.

La importancia de las fuerzas y de las debilidades puestas de manifiesto por el diagnóstico interno depende de la naturaleza de las amenazas y de las oportunidades surgidas del entorno estratégico y competitivo. Es con relación a este entorno que la empresa tiene que posicionar su cartera de actividades y sustituir su dinámica de evolución.

Con respecto al entorno general de la organización, están los actores externos que interactúan en el sistema, como los poderes públicos, el ministerio del trabajo, los medios de comunicación, los sindicatos, la banca y los grupos de presión. La alta dirección de la organización debe tomar posición ante cada uno de los actores de su entorno estratégico.

En particular, la empresa debe posicionar sus ámbitos de actividades estratégicas a través de una serie de factores donde la parte relativa al mercado no necesariamente es la más importante. Hay otros factores a tener en cuenta: los factores de aprovisionamiento (procura de materia prima, material de empaque), factores de producción, de comercialización y factores financieros y tecnológicos.

El principal factor de competitividad y de excelencia es el factor humano y organizativo. A la estrategia no le basta una buena gestión; necesita también un equipo altamente formado y motivado para la maniobra. Por esto, para la organización, el frente exterior e interior constituyen un sólo y mismo segmento estratégico. Este segmento estratégico debe recopilarse bajo una Matríz FODA, la cual se describe a continuación:

La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).

También se puede encontrar en diferentes bibliografías en castellano como “Matriz de Análisis DAFO”, o bien “SWOT Matrix” en inglés.

DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades

SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.

Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

Luego de haber realizado el primer análisis FODA, se aconseja realizar sucesivos análisis de forma periódica teniendo como referencia el primero, con el propósito de conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados en nuestra formulación estratégica. Esto es aconsejable dado que las condiciones externas e internas son dinámicas y algunos factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros sufren modificaciones mínimas.

La frecuencia de estos análisis de actualización dependerá del tipo de objeto de estudio del cual se trate y del contexto que se está analizando.

El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas. Ese constituye el primer paso esencial para realizar un correcto análisis FODA. Cumplido el mismo, el siguiente consiste en determinar las estrategias a seguir.

Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre las cuatro variables por separado y determinar qué elementos corresponden a cada una. A su vez, en cada punto del tiempo en que se realice dicho análisis, resultaría aconsejable no sólo construir la matriz FODA correspondiente al presente, sino también proyectar distintos escenarios de futuro con sus consiguientes matrices FODA y plantear estrategias alternativas.

Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener inherencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

• FASE 2: BOSQUEJO DEL NEGOCIO (BUSINESS SKETCH).

El propósito de esta fase, es comprender los objetivos estratégicos y metas de la organización a ser estudiada (cliente) para documentar los procesos requeridos. Es imprescindible documentar la situación actual del proceso (partiendo del bosquejo del negocio) y lograr proyectar la situación futura. Una herramienta ideal para interrelacionar los objetivos estratégicos con las metas, es el Cuadro de Mando Integral (CMI).

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización con la estrategia de la empresa. Se trata de una herramienta de control de gestión, cuya función primordial es la implantación y comunicación de la estrategia a toda la empresa.

El modelo de CMI diseñado por Kaplan y Norton (Balanced Scorecard) busca un cuadro de mandos “balanceado”, dónde además de la perspectiva Financiera se tienen en cuenta las otras tres grandes áreas a nivel estratégico dentro de las organizaciones: clientes, procesos y recursos.

• Financiera: ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?

• Desarrollo y Aprendizaje: ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?

• Procesos: ¿En qué debemos sobresalir?

• Clientes: ¿Cómo nos ven los clientes?

Los objetivos e indicadores del Cuadro de Mando Integral derivan de la visión y estrategia de una organización; y contemplan la actuación de la organización desde las cuatro perspectivas.

• FASE 3: DESARROLLO (DEVELOPING).

Una vez completada la fase 2, los consultores funcionales de Educfy se abocan a construir las propuestas prototipo. Posteriormente, los directores gerentes del proyecto (de Educfy y el Cliente) conjuntamente con los usuarios funcionales, validan las propuestas prototipo y realizan los ajustes necesarios si se amerita. En esta fase, inicia el proceso de transferencia del conocimiento (aprendizaje acelerado). El proceso de validación, es recogido a través de formularios por el personal funcional de Educfy con sello y firma en muestra de conformidad.

• FASE 4: PREPARACIÓN FINAL (FINAL PREPARATION).

El objetivo de la fase de preparación final, es realizar las corridas en frío de las propuestas generadas, ajustar la formación a los usuarios finales y definir una estrategia como recomendación para la puesta en marcha. Así mismo, en esta fase se aprueba el documento final y se le permite al cliente un soporte funcional para adecuar su nuevo proceso.

• FASE 5: APRENDIZAJE ACELERADO POR PROCESOS (ACCELERATED PROCESS LEARNING).

En esta fase se procede a reforzar la transferencia del conocimiento, haciendo un barrido entre tareas, actividades y procesos relacionados al proyecto de consultoría. Los directores gerentes del proyecto (De Educfy y del cliente); evalúan la gestión de formación y diseñan estrategias para mitigar las brechas; organizando las acciones de formación pendientes en una línea de tiempo inmediata.

Al mismo tiempo, el gerente del proyecto de Educfy, les explicará a todos los involucrados sobre el concepto y el alcance del aprendizaje acelerado por procesos.

El aprendizaje acelerado, es una serie de procesos mediante los cuales se motiva a los trabajadores interesados, a que desarrollen todo su potencial físico y mental, con el objeto de acelerar su ritmo de aprendizaje y su nivel de retención a largo plazo, de una manera fácil, eficaz y agradable; y que sumen a alcanzar los objetivos organizacionales planificados.

Dicho aprendizaje acelerado se basa en:

• Involucrar totalmente al trabajador, física y mentalmente, con el objeto de aprender y asimilar cualquier tipo de información y así desarrollar algún conocimiento determinado, al nivel deseado.

• Motivar constantemente al trabajador a que participe activamente, despertando su curiosidad y creatividad con objeto de que se produzca un estado natural que hace surgir el conocimiento dentro de él o ella, recordando que el conocimiento no es algo que se pueda transmitir de un individuo a otro sino que es un proceso que surge de manera natural dentro de la persona, cambiando su actitud y la percepción que tiene del mundo que lo rodea.

• El rol del consultor de Educfy, debe servir de facilitador del proceso por medio del cual aprende el trabajador por sí mismo. El facilitador proporciona la información pertinente al tema en cuestión, pero es la propia persona quién procesa dicha información para su aprendizaje que lo conducirá al conocimiento.

• El trabajo en equipo dentro de la organización es un aspecto muy importante, dado que incrementa el grado de dominio de una habilidad o conocimiento. El director gerente del proyecto por parte del cliente, debe incentivar estas actividades; conduciendo a sesiones de clases activas, con dinámicas de grupo que resultan en un aprendizaje más efectivo.

• Las bases que sustenta al aprendizaje acelerado se encuentran en los descubrimientos más recientes del proceso físico-mental, ya que no solamente se produce en el cerebro, sino en todo el cuerpo, de manera activa.

• En la vida profesional se ha demostrado que aquellos trabajadores que puedan aprender más y mejor, obtienen mejores beneficios así como posiciones de mayor responsabilidad puesto a que son personas más adecuadas, productivas, creativas, innovadoras, flexibles y con una gran capacidad para trabajar en equipo,

• Y por último, el futuro es muy promisorio para un trabajador que sabe aprender por sí solo, ya que eso hace posible enfrentar casi cualquier reto y superarlo de manera exitosa mediante las capacidades desarrolladas con el aprendizaje acelerado.